Terms and Conditions
TERMS AND CONDITIONS OF SERVICE
Last updated: September 5, 2025
1) Acceptance of Terms of Services
By purchasing or using Virtary Services, you (“Client”, “You”) agree and abide to this Terms and Conditions of Services. If you do not agree, please do not use Our services.
2) Services Provided
Virtary provides Virtual Assistant and Admin Support Services with different focus areas: Finance, CRM, Social Media, Canva Design, E-commerce, and Tech Troubleshooting.
Each plan includes Inbox Management (up to 2 Google Workspace emails) and Meeting & Schedule Support.
Assistants may use AI tools (e.g., Gemini, ChatGPT) internally to enhance speed and accuracy. Clients do not get access to or management of these AI tools.
Tasks must remain within the chosen service focus. Packages can be customized within that focus but not combined across categories.
3) Plans, Billing, and Payments
All services are prepaid.
Plans available:
Kick Off Trial: 10 hours, valid for 7 days (USD 80, non-refundable).
Monthly Plans: 40/80/120/160 hours, billed monthly.
Payments are processed via PayPal or equivalent online payment gateway.
Prices are in IDR equal to stipulated USD. Bank fees, conversion fees, or third-party charges are the responsibility of the Client.
Service begins only after payment confirmation.
4) Refunds
Refunds are governed by our Refund Policy
(link to refund page).
Kick Off Trial is non-refundable but may be credited against a monthly plan if upgraded within 7 days.
Monthly plans are non-refundable once hours are active.
Unused hours expire at the end of each billing cycle and do not roll over unless stipulated otherwise.
5) Client’s Responsibilities
To ensure smooth delivery, you agree to:
- Provide accurate information, materials, and timely approvals.
- Grant necessary system/tool access (e.g., Google Workspace, CRM, Shopify).
- Communicate tasks clearly with deadlines or priorities.
- Respect the agreed service focus and not request unrelated work (e.g., legal, medical, or financial advisory beyond admin level).
Delays due to missing inputs or approvals from the Client side do not qualify for refunds or extensions.
6) Virtary’s Responsibilities
Virtary shall:
- Assign a trained Virtual Assistant (VA) according to your chosen focus.
- Monitor quality and provide replacements if necessary.
- Keep your information confidential under our Privacy Policy.
- Use AI tools responsibly to enhance, not replace, human oversight.
- Respond to queries and support requests within 1 business day.
7) Confidentiality & Data Protection
All Client information, documents, and credentials are treated as confidential. Access is restricted to your assigned VA(s) and supervisors.
We follow reasonable security practices, but the Client is responsible for providing access via secure methods (e.g., password managers, shared inboxes).
We are not liable for breaches outside our control (e.g., third-party tool vulnerabilities).
8) Intellectual Property Rights
Any intellectual property, copyrights, patents, trademarks, industrial designs, trade secrets, and integrated circuit layout designs belonging to each Client and Virtary, shall remain the property of each of the Client and Virtary respectively.
Service products (designs, documents, schedules, etc.) created under Your plan belong to You once delivered and paid in full.
None of the clauses in this Terms and Conditions of Service can be interpreted as granting rights, permits, licenses or other similar forms for the use of one Party’s intellectual property by another Party, unless specifically stipulated in this Terms and Conditions of Service.
Virtary retains the right to showcase non-confidential, anonymized samples for portfolio/marketing unless requested otherwise in writing by the Client.
9) Limitations of Liability
Virtary provides administrative support and does not offer legal, financial, or medical advice. We are not liable for indirect, incidental, or consequential damages arising from use of our services. Our maximum liability (if any) is limited to the fees paid for the current billing cycle.
10) Termination
Either party may terminate the relationship with 7 (seven) days’ notice. Any remaining unused hours expire upon termination and are non-refundable.
Notwithstanding, Virtary may suspend or terminate Service immediately if the Client:
- Uses the Service for unlawful activities;
- Harasses staff;
- Violates confidentiality or security clause on this Terms and Conditions of Service.
11) Force Majeure
Force Majeure
For the purposes of this Terms and Conditions of Service, Force Majeure is an event that occurs that is beyond the control of Virtary, including natural disasters, floods, fires, landslides, events such as riots, uprisings, both on a national and local scale, or other similar events which must be proven by information from the competent government agency.
Suspension of the obligations of the Party affected by Force Majeure
In the event of a force majeure that results in Virtary being unable to carry out its obligations or continuing to carry out its obligations or it will be very difficult for Virtary to carry out its obligations, then the obligations of that Party, if the consequences of the force majeure are temporary, can be postponed, or if the force majeure has permanent consequences, then the obligations of the Party will be considered as cancelled.
Notice of Force Majeure
The Party experiencing the Force Majeure must, immediately carry out the actions as stipulated below, in the event the said Party fails to do so, then the Force Majeure is deemed to have never happened:
(i) notify the occurrence of the force majeure to the other Party no later than 7 (seven) days after the start or occurrence of the said Force Majeure accompanied by an official statement from the competent government agency;
(ii) carry out all actions deemed necessary to overcome the Force Majeure in order to minimize the impact of the Force Majeure in order to be able to carry out its obligations under this Terms and Conditions of Service; And
(iii) immediately notifying the other Party in writing in the event that the Force Majeure has ended.
No default
Non-implementation or postponement of the implementation of an obligation due to a Force Majeure does not constitute a default on the part of the Party obligated to carry out the obligation as in the case of a Force Majeure not having occurred.
12) Governing Law and Dispute Resolution
This Terms and Conditions of Service is governed by and translated under the laws of the Republic of Indonesia.
In accordance to the prevailing laws, this Terms and Conditions of Service is executed in bilingual, English and Bahasa Indonesia. In the event there is/are any discrepancy(ies) on the languages, English shall prevail and Bahasa Indonesia shall be deemed as amended in accordance to the English.
Should there be any dispute, controversy or claim arising from this Terms and Conditions of Service; it shall be resolved by deliberation to reach a consensus no later than 30 (thirty) calendar days.
If the deliberations do not reach a consensus, the Parties agree to resolve it:
- For international Client, at the Singapore International Arbitration Center (SIAC) with a single arbitrator appointed by the President of SIAC. The arbitration shall take place in Singapore using the English language.
- For Indonesian Client, at South Jakarta District Court.
13) General Provisions
Entirety of Terms and Conditions of Service
This Terms and Conditions of Service constitutes the entire agreement by and between the Parties in this Terms and Conditions of Service and supersedes all previous statements or agreements regarding matters regulated in this Terms and Conditions of Service.
Service Relation Only
Nothing in this Terms and Conditions of Service shall be deemed by the Parties or any other third party to imply an employment, agency, representative, proxy or other similar relationship between the Parties, and no action by the Parties shall be deemed to constitute a relationship other than Service as stipulated in this Terms and Conditions of Service.
Severability
Should one or more of the provisions contained in this Terms and Conditions of Service become invalid, unlawful or unenforceable, then the other provisions contained in this Terms and Conditions of Service will remain in effect and the Parties shall immediately amend this Terms and Conditions of Service to make adjustments and, as far as possible, to carry out the intended purpose with such invalid, unlawful or unenforceable provisions.
Updates to Terms and Conditions of Service
We may revise this Terms and Conditions of Service from time to time. Updated versions are effective upon posting on our website. Client is advised to review this Terms and Conditions of Service periodically. The date of the last revision appears below the Terms and Conditions of Service heading.
Questions? Please contact us at admin@virtary.com
Sincerely,
Virtary Team
SYARAT-SYARAT DAN KETENTUAN-KETENTUAN LAYANAN
Terakhir diperbarui: 5 September 2025
1) Persetujuan atas Ketentuan Layanan
Dengan membeli atau menggunakan Layanan Virtary, Anda (“Klien”, “Anda”) menyetujui dan mematuhi Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini. Jika Anda tidak setuju, mohon jangan menggunakan layanan Kami.
2) Layanan yang Disediakan
Virtary menyediakan Layanan Asisten Virtual dan Dukungan Admin dengan berbagai fokus: Keuangan, CRM, Media Sosial, Desain Canva, E-commerce, dan Pemecahan Masalah Teknis.
Setiap paket mencakup Manajemen Kotak Masuk (hingga 2 email Google Workspace) dan Dukungan Rapat & Jadwal.
Asisten dapat menggunakan perangkat AI (misalnya, Gemini, ChatGPT) secara internal untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi. Klien tidak mendapatkan akses atau pengelolaan atas perangkat AI ini.
Tugas yang diberikan harus tetap berada dalam fokus layanan yang dipilih. Paket dapat disesuaikan dalam fokus tersebut, tetapi tidak dapat digabungkan antar kategori.
3) Paket, Penagihan, dan Pembayaran
Semua layanan bersifat prabayar.
Paket yang tersedia:
Uji Coba Awal: 10 jam, berlaku selama 7 hari (USD 80, tidak dapat dikembalikan).
Paket Bulanan: 40/80/120/160 jam, ditagih setiap bulan.
Pembayaran diproses melalui PayPal atau gerbang pembayaran daring (online) yang setara.
Harga dalam IDR setara dengan USD yang dicantumkan. Biaya bank, biaya konversi, atau biaya pihak ketiga menjadi tanggung jawab Klien.
Layanan hanya dimulai setelah pembayaran dikonfirmasi.
4) Pengembalian Dana
Pengembalian Dana diatur oleh Kebijakan Pengembalian Dana kami
(tautan ke halaman pengembalian dana).
Uji Coba Awal tidak dapat dikembalikan dananya, tetapi dapat dikreditkan ke paket bulanan jika ditingkatkan dalam 7 hari.
Paket bulanan tidak dapat dikembalikan dananya setelah jam aktif.
Jam yang tidak digunakan akan kedaluwarsa di akhir setiap siklus penagihan dan tidak dapat diakumulasikan, kecuali ditentukan lain.
5) Tanggung Jawab Klien
Demi kelancaran pelayanan, Anda setuju untuk:
- Memberikan informasi, materi, dan persetujuan yang akurat dan tepat waktu.
- Memberikan akses sistem/alat yang diperlukan (misalnya, Google Workspace, CRM, Shopify).
- Mengomunikasikan tugas secara jelas, termasuk tenggat waktu atau prioritas.
- Menghormati fokus layanan yang disepakati dan tidak meminta pekerjaan yang tidak terkait (misalnya, konsultasi hukum, medis, atau keuangan di luar level admin).
Keterlambatan akibat kurangnya arahan atau persetujuan dari pihak Klien bukan merupakan alasan untuk pengembalian dana atau perpanjangan.
6) Tanggung Jawab Virtary
Virtary akan:
- Menugaskan Asisten Virtual (VA) terlatih sesuai fokus yang Anda pilih.
- Memantau kualitas dan menyediakan pengganti jika diperlukan.
- Menjaga kerahasiaan informasi Anda sesuai Kebijakan Privasi kami.
- Menggunakan perangkat AI secara bertanggung jawab untuk meningkatkan, bukan menggantikan, pengawasan manusia.
- Menanggapi pertanyaan dan permintaan dukungan dalam 1 hari kerja.
7) Kerahasiaan dan Perlindungan Data
Semua informasi, dokumen, dan kredensial Klien diperlakukan secara rahasia. Akses hanya terbatas pada Asisten Virtual (VA) dan supervisor yang Anda tunjuk.
Kami mengikuti praktik keamanan yang wajar, tetapi Klien bertanggung jawab untuk menyediakan akses melalui metode yang aman (misalnya, pengelola kata sandi, kotak masuk surat/inbox bersama).
Kami tidak bertanggung jawab atas pelanggaran di luar kendali kami (misalnya, kerentanan perangkat pihak ketiga).
8) Hak Kekayaan Intelektual
Setiap kekayaan intelektual, hak cipta, paten, merek, desain industri, rahasia dagang, dan desain tata letak sirkuit terpadu milik masing-masing Klien dan Virtary adalah tetap menjadi milik masing-masing Klien dan Virtary.
Hasil Layanan (desain, dokumen, jadwal, dll.) yang dibuat berdasarkan paket Anda menjadi milik Anda setelah dikirimkan dan dibayar lunas.
Tidak ada satu pun klausul dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini yang dapat di interpretasikan sebagai pemberian hak, izin, lisensi atau bentuk lainnya yang sejenis atas penggunaan kekayaan intelektual satu Pihak oleh Pihak lainya, kecuali diatur secara khusus dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini.
Virtary berhak menampilkan sampel anonim yang tidak bersifat rahasia untuk portofolio/pemasaran, kecuali jika ada permintaan berbeda yang disampaikan secara tertulis oleh Klien.
9) Pembatasan Tanggung Jawab
Virtary menyediakan dukungan administratif dan tidak menawarkan nasihat hukum, keuangan, atau medis. Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, atau konsekuensi yang timbul dari penggunaan layanan kami. Tanggung jawab maksimum kami (jika ada) terbatas pada biaya yang dibayarkan untuk siklus penagihan berjalan.
10) Pengakhiran
Salah satu pihak dapat mengakhiri hubungan dengan pemberitahuan 7 (tujuh) hari sebelumnya. Sisa jam yang tidak digunakan akan hangus setelah pemutusan hubungan dan tidak dapat dikembalikan.
Meskipun demikian, Virtary dapat segera menangguhkan atau menghentikan Layanan jika Klien:
- Menggunakan Layanan untuk kegiatan yang melanggar hukum;
- Melecehkan staf;
- Melanggar klausul kerahasiaan atau keamanan dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini.
11) Keadaan Kahar
Keadaan Kahar
Untuk keperluan Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini, Keadaan Kahar adalah suatu peristiwa yang terjadi yang berada di luar kendali Virtary, termasuk bencana alam, banjir, kebakaran, tanah longsor, peristiwa seperti huru-hara, kerusuhan, baik dalam skala nasional maupun lokal, ataupun kejadian lain yang serupa yang harus dibuktikan dengan keterangan instansi pemerintah yang berwenang.
Penundaan terhadap kewajiban Pihak yang terhambat oleh Keadaan Kahar
Dalam hal terjadinya suatu keadaan kahar yang mengakibatkan Virtary tidak mungkin dapat melaksanakan kewajibannya atau melanjutkan untuk melaksanakan kewajibannya atau akan sulit sekali bagi Virtary untuk melaksanakan kewajibannya, maka kewajiban Pihak tersebut, apabila akibat dari keadaan kahar tersebut bersifat sementara, dapat ditunda pelaksanaannya, atau apabila keadaan kahar tersebut mempunyai akibat yang bersifat permanen, maka kewajiban Pihak tersebut akan dianggap sebagai telah dibatalkan.
Pemberitahuan terjadinya Keadaan Kahar
Pihak yang mengalami Keadaan Kahar harus, segera melaksanakan tindakan-tindakan sebagaimana diuraikan dibawah ini, dalam hal Pihak termaksud gagal melaksanakan demikian, maka Keadaan Kahar dianggap tidak pernah terjadi:
(i) memberitahukan terjadinya keadaan kahar tersebut kepada Pihak lainnya selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah dimulainya atau terjadinya Keadaan Kahar termaksud dilengkapi dengan keterangan resmi dari instansi pemerintah yang berwenang;
(ii) melaksanakan segala tindakan yang dianggap perlu guna menanggulangi Keadaan Kahar termaksud agar dapat meminimalkan dampak dari Keadaan Kahar termaksud untuk dapat melaksanakan kewajibannya berdasarkan Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini; dan
(iii) memberitahukan dengan segera secara tertulis kepada Pihak lainnya dalam hal Keadaan Kahar telah berakhir.
Tidak ada Wanprestasi
Tidak dilaksanakannya atau ditundanya pelaksanaan suatu kewajiban karena Keadaan Kahar tidak merupakan wanprestasi dari Pihak yang wajib melakukan kewajiban tersebut sebagaimana dalam hal Keadaan Kahar tidak telah terjadi.
12) Hukum Yang Mengatur dan Penyelesaian Perselisihan
Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini diatur oleh dan diterjemahkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.
Berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini dilaksanakan secara bilingual, dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia. Dalam hal terjadi perbedaan arti dalam kedua bahasa tersebut, yang berlaku adalah Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia akan dianggap dilakukan penyesuaian dalam arti pada Bahasa Inggris.
Apabila terdapat perselisihan, kontroversi atau tuntutan yang muncul dari Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini; akan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat paling lama 30 (tiga puluh) hari kalender.
Bilamana musyawarah tidak mencapai mufakat, Para Pihak sepakat untuk menyelesaikannya:
- Untuk Klien Internasional, pada Singapore Internasional Arbitration Center (SIAC) dengan arbiter tunggal yang ditunjuk oleh Presiden SIAC. Arbitrase berlangsung di Singapura menggunakan bahasa Inggris.
- Untuk Klien Indonesia, pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
13) Ketentuan Umum
Keseluruhan Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan
Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini merupakan keseluruhan perjanjian oleh dan antara Para Pihak dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini serta menggantikan semua pernyataan ataupun kesepakatan sebelumnya berkenaan dengan hal-hal yang diatur dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini.
Semata Layanan Jasa
Tidak ada suatu hal dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini yang dapat dianggap oleh Para Pihak atau pihak ketiga lainnya yang menyatakan adanya hubungan ketenagakerjaan, keagenan, perwakilan, kuasa atau hal sejenis lainnya antara Para Pihak, dan tidak ada satu tindakan apa pun oleh Para Pihak yang dianggap membentuk suatu hubungan selain daripada hubungan jasa Layanan sebagaimana termaktub dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini.
Keterpisahan
Jika ada satu atau lebih dari ketentuan yang terkandung dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini akan menjadi tidak sah, melanggar hukum atau tidak dapat dilaksanakan, maka ketentuan lain yang terkandung dalam Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini akan tetap berlaku dan Para Pihak akan segera mengubah Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini untuk penyesuaian dan sejauh mungkin, untuk melakukan pelaksanaan tujuan yang dimaksud dengan ketentuan yang tidak valid, melanggar hukum atau tidak dapat diberlakukan.
Pembaruan Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan
Kami dapat merevisi Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini dari waktu ke waktu. Versi yang diperbarui akan berlaku efektif setelah dimuat pada situs web kami. Klien disarankan untuk meninjau Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan ini secara berkala. Tanggal revisi terakhir tercantum di bawah judul Syarat-syarat dan Ketentuan-ketentuan Layanan.
Ada pertanyaan? Mohon hubungi kami di admin@virtary.com
Hormat kami,
Tim Virtary